Bokföringsprogram för aktiebolag — det här ska det klara

Bokföringslagen (1999:1078) gäller för alla aktiebolag. Det här är kraven som påverkar vilket program du väljer:

• Grundbok och huvudbok. Affärshändelserna ska kunna visas både i den ordning de registrerades och kontovis (5 kap. 1 §).
• Verifikationer. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation — kvittot, fakturan eller annat underlag (5 kap. 6 §).
• Synliga rättelser. När en verifikation rättas ska det framgå när rättelsen gjordes och av vem (5 kap. 9 §). I ett datorbaserat system rättas en bokföringspost med en separat rättelsepost, inte genom att den gamla skrivs över (BFN:s allmänna råd BFNAR 2013:2).
• Systemdokumentation och behandlingshistorik. Det ska finnas en beskrivning av hur bokföringssystemet är uppbyggt och en historik över hur bokföringen har behandlats (5 kap. 11 §). Båda räknas som räkenskapsinformation.
• Arkivering. Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §).

I ett aktiebolag med försäljning och kostnader ser månaden ofta ut så här:

1. Kunderna faktureras.
2. Kvitton och leverantörsfakturor bokförs, med underlaget sparat.
3. Kontoutdraget från banken läses in och stäms av mot bokföringen.
4. Momsen redovisas — varje månad, kvartal eller en gång om året beroende på hur stor försäljningen är (se momsguiden).
5. Betalar bolaget lön: skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och arbetsgivardeklaration.

När räkenskapsåret är slut ska bolaget göra bokslut och upprätta en årsredovisning, som ska läggas fram på en årsstämma inom sex månader (aktiebolagslagen 7 kap. 10 §) och sedan skickas till Bolagsverket. Bolaget lämnar också inkomstdeklaration 2 (INK2) till Skatteverket.

Ordningen och datumen finns i guiden om bokslut och årsredovisning. Fråga programleverantören om bokslut, årsredovisning och deklaration ingår eller kostar extra.

Utgångspunkten i bokföringslagen är att räkenskapsinformationen förvaras i Sverige (7 kap. 2 §). Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om tre villkor är uppfyllda (7 kap. 3 a §):

1. platsen för förvaringen, och varje ändring av den, anmäls till Skatteverket,
2. Skatteverket och Tullverket på begäran får omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen, och
3. räkenskapsinformationen genom omedelbar utskrift kan tas fram i Sverige.

För länder utanför EU gäller strängare villkor. Fråga därför alltid var leverantören lagrar din bokföring.

Sedan den 1 juli 2024 får pappersoriginal förstöras när räkenskapsinformationen har förts över till en annan handling — till exempel en bild eller PDF — om överföringen inte innebär risk att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §). Fakturor och kvitton som du har fått elektroniskt sparar du i det format de kom i (7 kap. 1 §).

• Bokföring du kan lita på — debet och kredit stämmer alltid, verifikationsnumren är obrutna och bokförda verifikationer skrivs inte över utan rättas.
• Banken — kontoutdragen läses in och matchas mot fakturor och kvitton.
• Moms — momsdeklarationen byggs ur bokföringen och kan lämnas som fil.
• Lön — skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och arbetsgivardeklaration.
• Bokslut, årsredovisning och INK2 — ingår, eller kostar det extra?
• SIE in och ut — historiken kan läsas in, och du kan ta med dig allt den dag du byter.
• Roller — revisorn eller redovisningskonsulten kan få en egen inloggning.
• Lagring och villkor — var bokföringen ligger, och om det finns bindningstid.